【愛知県・士業事務所様】生成AIによる書類下書きで、作成時間を大幅に短縮

課題

申請書類や案内文の作成に多くの時間を要しており、ベテラン職員の方に業務が集中していました。「AIを使ってみたいが、扱う情報が情報なので不安がある」というご相談からスタートしています。

• 定型的な書類でも、ゼロから書き起こすため時間がかかっていた
• 書き方がベテラン職員の方に依存し、品質にばらつきがあった
• 顧客情報を扱うため、AIの利用に踏み切れずにいた

支援内容

まず「何をAIに任せ、何を任せないか」の線引きから一緒に整理しました。個人情報はAIに送らない運用ルールを定めたうえで、下書き作成のみに用途を限定しています。最終確認は必ず有資格者が行う前提です。

• 取り扱い情報の棚卸しと、AIに入力してよい範囲のルール策定
• 過去の書類をもとにした、事務所の書き方に沿った下書き生成の仕組み構築
• 個人情報を自動で伏せてから送信する前処理の実装
• 全職員向けの勉強会（2回）と、注意点をまとめた社内ガイドラインの作成

成果

下書きが数分で用意できるようになり、職員の方は確認と調整に集中できるようになりました。書き出しの型が揃ったことで、経験の浅い職員の方でも一定の品質を保てるようになっています。