【名古屋市・医療法人様】予約とシフトの一元管理で、受付の電話対応を半減

課題

予約の受付が電話のみで、受付スタッフの方が来院対応と電話対応に同時に追われていました。またスタッフのシフトは別のExcelで管理されており、予約枠との整合を人手で確認されていました。

• 電話が集中する時間帯に、来院された方をお待たせしてしまっていた
• 予約表とシフト表が別管理で、担当者の重複や空きに気づきにくかった
• 予約の変更・キャンセルの連絡がすべて電話で発生していた

支援内容

受付業務を実際に拝見し、どの問い合わせが電話で多いかを整理したうえで、まず「予約の申し込みと変更」をWeb化する範囲に絞ってご提案しました。高齢の患者様も多いため、電話予約も従来どおり残しています。

• 受付での電話内容の記録・集計による、Web化する範囲の見極め
• スマートフォンから3ステップで完了する予約画面の開発
• 予約枠とスタッフシフトを同じ画面で管理できる仕組みの構築
• 電話予約の受付スタッフによる代理入力にも対応した画面設計

成果

予約の申し込みと変更の多くがWebへ移り、受付スタッフの方が来院対応に集中できるようになりました。予約枠とシフトを同じ画面で確認できるため、調整の手間も減っています。